드롭박스와 슬랙(slack) 그리고 플로우 연동, 강력한 협업툴의 만남
코로나 시대를 거치면서 업무 환경은 많은 변화가 일어났습니다. 디지털화가 가속화되면서 직접 대면하지 않아도 화상회의, 온라인 업무 협업툴들을 이용해서 파일공유와 업무를 진행할 수 있게 되었습니다. 코로나가 끝나더라도 이러한 업무 툴들은 더 많이 사용하게 될 것이고 필수요소가 될 것입니다. 이번 포스팅에서는 플로우, 드롭박스, 슬랙(slack) 업무 협업툴을 소개하겠습니다.
드롭박스(dropbox)
드롭박스(dropbox)는 대용량 파일공유 서비스입니다. 업무를 하다 보면 파일 공유는 필수인데 대용량 영상이나 문서를 공유할 때 드롭박스(dropbox)를 이용합니다. 드롭박스는 30만 개 이상의 앱과 연동이 가능한데, 오늘 소개드릴 슬랙(slack)과 플로우와 연동하여 사용하면 더욱 안전한 파일 공유와 업무 관리가 가능합니다.
⭐️ 특징
* 사진, 동영상, 대용량 파일 등 어떤 유형의 파일이든 안전하게 저장이 가능합니다. 파일공유를 할 때 권한이나 패스워드를 설정해서 파일 공유와 안전한 업무 관리하기가 편합니다.
* 파일을 삭제했거나 덮어써도 복구할 수 있습니다. 요금제에 따라 30~180일까지 보관됩니다.
* 업로드한 파일은 웹, PC, 스마트폰 등 다양한 기기에서 접근할 수 있습니다. 디바이스를 분실해도 원격으로 파일 삭제가 가능해서 안전합니다.
슬랙(slack)
슬랙(slack)은 Slack Technologies가 개발한 업무의 생산성을 높이기 위해서 만들어진 클라우드 기반 협업용 도구입니다.
슬랙은 무료로 사용할 수 있지만 Slack의 기본 기능, 10,000개 메시지 검색 기능, 10개의 앱 및 통합, 일대일 화상 통화 및 2단계 인증 기능만 사용할 수 있습니다. 업무에 제대로 활용하려면 Pro기능 이상을 사용해야 합니다.
⭐️ 장점
* 슬랙(slack)의 가장 큰 장점은 다른 서비스와 연동입니다. 다른 서비스들과 연결되어서 메시지를 받거나 동작시킬 수 있습니다. 트렐로, 지라, 깃, 드롭박스(dropbox)와 같은 서비스와 연동이 가능합니다. api나 webhook을 이용해서 내가 만든 서비스에 붙일 수도 있습니다. 예를 들어 이메일이 오면 슬랙으로 메시지를 보낼 수 있습니다.
* 글로벌 서비스기 때문에 다른 해외기업과 협업하기가 좋습니다.
* 사용량이 적다면 무료로 사용해도 무리 없이 사용 가능합니다. 나중에 회사 크기가 커지면 그때 지불해도 됩니다.
* 다만, 외국 서비스라서 국내 사용자에게는 사용이 어려울 수도 있습니다. 한글화가 이루어져 있긴 하지만 완벽하지 않고 고객센터도 이용하기 어렵습니다.
⭐️ 슬랙(slack)과 드롭박스(slack) 연동
슬랙(slack)에서 드롭박스의 파일 공유를 할 때는 링크 복사로 파일에 엑세스할 수 있습니다. 위처럼 드롭박스 내의 [공유]버튼을 클릭하여 파일 공유 범위와 비밀번호 설정이 가능합니다. 해당 링크를 슬랙(slack)내 메신저로 보내기만 하면 슬랙 내에서 바로 파일과 이미지를 확인할 수 있습니다.
플로우(flow)
플로우는 국내에서 개발한 협업 툴입니다. 국내에서 개발되었기 때문에 국내 상황에 잘 맞게 개발되어 있고 본사도 국내에 위치해 실시간에 가까운 고객 응대를 지원하고 있어 고객센터를 이용하기 편리합니다.
⭐️ 프로젝트 관리
슬랙(slack)이 메신저 기반의 협업툴이라면 플로우는 프로젝트 기반의 협업툴입니다. 회사에서 수많은 프로젝트를 진행하다보면 파일이나 업무 히스토리를 찾아가는 것이 어렵고, 파일과 업무 내용을 개인이 정리하니 인수인계도 어렵습니다. 플로우는 사내 팀원뿐만 아니라 외부인과도 플로우 내에서 업무 히스토리가 무기한으로 남고 검색도 빠르게 가능하여 업무 내용을 추적하기 용이했습니다.
플로우는 웹, 윈도우, 맥, 안드로이드, 아이폰, 아이패드 등 다양한 디바이스에서 사용 가능합니다. 외부에서도 내부 구성원들과 실시간 소통이 가능합니다.
⭐️ OKR 목표관리
OKR 은 Objective(목표) , Key(핵심), Result(결과 지표)의 약어로 플로우에서 최초로 도입된 기능입니다. 회사, 개인의 목표가 한눈에 보이기 때문에 업무에 집중하는데 도움이 됩니다.
회사 단위도 가능하지만 각 부서, 조직마다 세분화해서 목표를 세울 수 있습니다. 성과를 모아서 OKR별 리포트를 작성하면 엑셀로 보고서 작성하는데 들이는 시간을 절약할 수도 있습니다.
⭐️ 간트 차트
간트차트는 엑셀을 이용해서 제작하곤 합니다. 엑셀로 간트차트를 만들면 업무에 집중해야 할 시간에 다른 곳에 시간을 쏟게 되는 문제가 발생하게 됩니다.
플로우에서는 간트차트를 기본으로 제공하고 있고 프로젝트의 진척도를 한눈에 확인할 수 있습니다. 업무를 등록할 때 시작일과 마감일만 잘 등록하면 자동으로 생성됩니다. 프로젝트, 업무상태, 기간 별로 확인할 수 있기 때문에 편리합니다. 기간이 지정되지 않은 업무도 한 번에 모아볼 수 있습니다.
⭐️ 업무일정 관리 자동화
회사는 누군가와 협업을 하는 공간입니다. 다른 사람과 이야기하고 업무현황도 공유하면서 업무를 해야 합니다. 커뮤니케이션을 할 때 내용이 누락되는 경우도 있고 커뮤니케이션하는 시간 때문에 업무가 밀리거나 시간이 낭비될 수 있습니다.
플로우 업무 모아 보기 기능을 이용하면 팀원들은 해야 할 일을 쉽게 파악하게 하여 업무 파악에 소비되는 시간을 줄일 수 있습니다.
관리자는 업무 현황을 보다 쉽고 직관적으로 파악할 수 있어 경영 판단에 도움을 받을 수 있습니다.
⭐️ 보안메신저
플로우에서는 채팅 기능도 사용해서 빠르고 정확한 업무를 할 수 있습니다. 파일 공유, 화상회의도 가능합니다. 가능합니다. 특히 시크릿 메시지라는 기능이 재미있는데 일정 시간 후에 사라지는 메시지입니다. 중요한 메시지나 암호를 공유할 때 유용할 것 같습니다.
채팅방에서 주고받은 메시지나 파일은 무기한 저장되기 때문에 이전에 대화한 내용을 확인할 때도 유용합니다. 더불어 드롭박스 내의 파일 공유가 메신저내에서 바로 가능하다는 것도 장점입니다.
⭐️ 파일 관리 기능 및 드롭박스와 연동
파일함에서는 업무를 생성할 때 추가했던 파일들을 한곳에서 볼 수 있습니다. 어디에서 파일이 추가되었는지도 확인할 수 있고 PDF, 워드, 엑셀, 한글, 파워포인트 등 필터링을 할 수도 있습니다. 별도의 웹하드를 사용하지 않아도 파일 공유가 되기 때문에 편리합니다.
또한 문서를 미리 보기 할 때 개인 스마트폰에서 열리는 방식이 아닌 PDF로 변환되어 보여주는 방식을 사용하기 때문에 문서 유출 위험에서 안전하게 사용할 수 있습니다.
플로우도 드롭박스와 연동하여 파일 공유가 가능합니다. 슬랙(slack)처럼 링크 복사의 과정이 필요없이, [파일 첨부] – [드롭박스]를 클릭만 하면 드롭박스 내의 파일 공유가 실시간으로 공유 가능합니다.
기존에 드롭박스를 사용하던 기업들도 각 업무에 필요한 파일들은 바로 연동하여 사용 가능하여 파일 히스토리 관리에 유용합니다.
이번 포스팅에서는 디지털 시대에 필수 툴인 플로우, 슬랙(slack), 드롭박스 협업툴에 대해 알아보았습니다. 각 툴마다 특징이 있기 때문에 모두 잘 활용하면 높은 업무 관리와 파일 공유에 효율을 얻을 수 있습니다.
저는 이 툴들 중 특히 플로우를 추천합니다. 플로우는 국내 최초 프로젝트-목표관리- 메신저를 한 번에 관리할 수 있는 협업툴입니다. 업무와 목표가 자동 연결되는 기능을 이용해서 심플한 성과 관리가 가능하고 핵심 업무에 100% 집중할 수 있습니다. 현재 플로우는 대기업/중견기업부터 중소기업/스타트업까지 40만 개 팀과 4,000개의 유료 기업이 사용하는 독보적인 국내 1위 협업 툴입니다. 현대모비스, KT, 포스코, 이랜드리테일, S-OIL 같은 대기업에서 사용하고 있는 만큼 이미 안정성이나 완성도는 증명되었다고 볼 수 있습니다.
기존에 드롭박스를 활용하는 기업이라면 플로우와 연동을 통해 더 효과적인 업무 관리가 가능할 듯 합니다. 플로우 소개서, 다른 협업 툴과의 비교자료, 협업 툴 혁신 기업 리포트 등 자료가 필요하거나 업종, 인원, 팀 정보에 맞춘 빠른 협업 툴 도입 상담이 필요한 경우 아래 링크에서 자료 또는 상담 신청 가능합니다.
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